ק.מ.ה - המרכז לקהילה, מנהיגות והשראה

אז מה צופנת לנו שנת 2021?
סוף נובמבר, שנת 2020 כבר כמעט מאחורינו, ואנו עומדים לקראת סיום הכנת תוכניות העבודה לשנה הבאה.
השנה האחרונה הייתה אחת השנים הכאוטיות שידע העולם המודרני. משגרה לסגר, מסגר לשגרה וחזרה לסגר. חוסר הודאות גרם לקהילות ולארגונים רבים שלא לתכנן קדימה, לעיתים לזנוח תוכניות קיימות, ולהתנהל בתגובתיות אל מול המציאות.
אז איך בכל זאת מתכננים ויוצרים תוכנית עבודה לשנת פעילות כל-כך לא ברורה?
כדי לתכנן את השנה הבאה בצורה שמתאימה לצרכי הארגון או הקהילה שלכם, חשוב להתכנס פנימה ולבחון בכנות את המצב, בנקודת הזמן הנוכחית.

במאמר זה יוצג ה-GEAR, כלי אבחוני שפותח ביחידת גשר לעתיד במרכז קמה. הכלי מאפשר לקבל תמונת מצב עדכנית בנוגע לארבע יכולות ארגוניות מרכזיות, שאותן חשוב לטפח כדי לצמוח. בהמשך המאמר תינתן המלצה לפעולה ארגונית שתחזק כל אחת מהיכולות האלו, בתוכנית העבודה שתבנו לקראת  2021.

א.     GEAR ככלי לאבחון ארגוני
ה-GEAR מנתח ארבע יכולות מרכזיות, הנדרשות להשגת מטרות הארגון בכוחות עצמו. כאשר יש בידינו תמונת מצב אמינה, אפשר לבנות תוכנית עבודה העונה על צרכים ויכולות ריאליים של הארגון:
1. משילות (Governance)   - יכולת הארגון לפעול ולנוע קדימה
שאלות לבירור: מהו החזון? מהי האסטרטגיה הקיימת ? האם קיימת יכולת ביצוע? האם קיימות תשתיות לביצוע וללקיחת סיכונים?  
2. כלכלה  (Economy) - האם קיימים המשאבים הנדרשים
שאלות לבירור: האם קיימת כיום יציבות כלכלית? האם קיימים עוגנים כלכליים שניתן להסתמך עליהם?
3. אקטיביות (Activism)  - מידת המעורבות הפרו-אקטיבית של חברי הקהילה או הארגון
שאלות לבירור: האם קיימת גישה חיובית ואופטימית בין החברים? האם יש השתתפות גבוהה? האם קיימת פתיחות לחדשנות?
4. זיקות ושותפויות (Relationships) - טיב הקשרים בתוך הארגון או הקהילה
שאלות לבירור: האם קיים אמון בין החברים? האם קיים אמון בין הארגון לבין גופים אחרים? האם קיימות מערכות תמיכה פנים וחוץ-קבוצתיות?

כל אחת מהיכולות בכלי מורכבת מחמישה מדדים שונים. לדוגמה, משילות מורכבת מהיכולת לקחת סיכונים ומיעילות ויכולת ביצוע, זיקות ושותפויות מתייחסת לנושאים של אמון ואקלים ארגוני. בעבודה של יום מרוכז, חברי הצוות מנהלים דיון מובנה על כל אחד מ-20 המדדים, אשר בסופו נוצרת תמונה מלאה והוליסטית של הארגון. מאחר והדיונים מובנים והמדדים השונים מבוססים על היגדים ברורים, הכלי  מייצר שפה אחידה בתוך הארגון.
מידע נוסף על ה-GEAR תוכלו למצוא כאן
בסיום התהליך יתקבלו מיפוי ויזואלי ברור, לקחים ותובנות, שהינם בעלי פוטנציאל להשגת המטרות לטובת יצירה של שינוי ארגוני בר קיימא. (לחצו על התמונה להגדלה)



ב.    על בסיס ארבע היכולות ניתן לזהות נקודות מרכזיות להתייחסות בבניית תוכנית העבודה
ל-2021, בדגש על מציאות של אי ודאות. להלן מספר נקודות התייחסות לדוגמה:

​משילות- בחנו בכנות את היעילות ואת יכולת הביצוע שלכם בתקופה הזו מה תהיינה המשמעויות של סגרים נוספים לגבי הארגון? האם עדיין תוכלו לקיים מפגשים וישיבות ולקדם פרויקטים? למזלנו (או צערנו) אנחנו כבר למודי סגרים ויודעים להבין מה ריאלי או לא ריאלי לקיים בתקופה של השבתת המשק. בבנייה של תוכנית עבודה לשנה הבאה מומלץ לקחת בחשבון היתכנות לסגרים ואילוצים לקיום מפגשים, שיוכלו להשפיע באופן משמעותי על היעילות ועל יכולת הביצוע של הארגון או של הקהילה שלכם.

​כלכלה- בצעו מיפוי של העוגנים הכלכליים שלכם - אילו משאבים עומדים לרשותכם? השנה הקרובה תצריך כנראה גמישות גבוהה יותר בפעילות היום יומית, וגמישות פירושה משאבים גדולים יותר. חשוב לזהות מהם הנכסים שיכולים להוות עבורכם עוגן לעצמאות ויציבות כלכלית. למשל, שירותים שיאפשרו ערוצי הכנסה נוספים או מקורות תקציביים חיצוניים שניתן להסתייע בהם. חשוב לוודא כי המקורות התקציביים עליהם תכננתם להסתמך בשנה הבאה עדיין זמינים. בין אם אתם פועלים באמצעות מימון מתקציבי ממשלה, פילנתרופיה או תשלומים מלקוחות, קחו בחשבון כי כולם חוו טלטלה בשנה האחרונה. מנגד, ייתכן מאוד שנוצרו ערוצי מימון חדשים, שעליהם לא חשבתם. בנוסף, כדאי לבחון כוחות מקומיים של יצירה, שדווקא בזמנים מאתגרים שכאלה מרימים את ראשם ותורמים ממרצם ומזמנם לקידום הקהילה בדרכים שונות.

​אקטיביות - הקדישו זמן ליצירת רוח חיובית ותחושת שייכות אצל חברי הצוות "זכור כי על התנהלותו של אחד תלוי גורל כולנו" - אלכסנדר הגדול. בתקופות של חוסר ודאות, תחושת השייכות של חברי הקהילה או הארגון חשובה מאי פעם. שינויים באורחות החיים, משימות חדשות שנוספו, תחלופה של תפקידים, עתיד לוט בערפל - כל אלה ועוד הם רק חלק מרשימת ההתמודדויות שצפויות לכולנו, בשנה רוויית התהפוכות הבאה עלינו. לקראת השנה הקרובה, חשוב לשלב בתוכנית העבודה פעילויות המחזקות את הקשרים בין האנשים ומעצימות אותם. העמקת הקשרים וחיזוק תחושת השייכות בין העובדים, הם כלים משמעותיים לארגון המעוניין לייצר לעובדיו מרחב עבודה מאפשר, אפקטיבי ויציב לאורך זמן. ההתגייסות של כל אחד ואחת היא קריטית לחוסן של הקהילה/ארגון, ומאפשרת גמישות ותנועה בתקופה קשוחה שכזאת. להרחבה בנושא זה, מומלץ לקרוא את מאמרה של ד"ר נירית קורן לורנס, העוסק בבניית צוות בארגון, באופן שמזכיר הובלה וחיזוק של קהילה.

​שותפויות - חזקו שיתופי פעולה עם ארגונים או קהילות שכנות "גיאוגרפיה עשתה מאיתנו שכנים, היסטוריה עשתה אותנו חברים, כלכלה עשתה אותנו שותפים וצרכים משותפים עשו אותנו בעלי ברית. אנו אלה שהאל קיבץ יחד- אל לו לאף אדם להיות חלק נפרד"- ג'ון פרנקלין קנדי. השנה האחרונה הדגישה יותר מאי פעם את החשיבות של שיתופי פעולה בין גופים וארגונים שונים בקהילה, בארגון שלכם ומחוצה לו. ארגונים גיבו אחד את השני ברגעים בהם צורך השעה היה תגובה מיידית ומדויקת. שיתופי פעולה יאפשרו לכם גמישות נוספת - יכולת להתמקד במקומות שבהם אתם חזקים ולהישען אחורה ולהיתמך בנקודות הדורשות חיזוק ותמיכה. בתוכנית העבודה הקרובה מומלץ לעגן במבנה השנתי פעילויות אשר מוכוונות לבנייה וחיזוק שותפויות, וכך לחזק את התשתית והתפקוד שלכם בתנודות ובחוסר ודאות. דוגמה לשיתוף פעולה שנולד בתקופת הסגר הראשון, כדי לייעל את המענים לתושבי בית שאן, ניתן למצוא במאמרו של עופר ברקן, אשר מציג חיבור בין קבוצת מתנדבים מהחברה אזרחית, לבין גורמי רשות וארגון גשר לעתיד, חיבור שיצר מענה כולל, בו המכלול גדול מסך חלקיו.

הצצה בכדור הבדולח - מה צופנת לנו 2021?
"אמר רבי אבדימי דמן חיפה: מיום שחרב בית המקדש ניטלה נבואה מן הנביאים וניתנה לחכמים"
"אמר רבי יוחנן: מיום שחרב בית המקדש ניטלה נבואה מן הנביאים וניתנה לשוטים ולתינוקות". [בבא בתרא, יב', א'-ב']

עלינו להיות מוכנים עד כמה שניתן. המשמעות היא בנייה של תוכנית עבודה מודולרית, המאפשרת גמישות והתאמה לנסיבות. ניתן לבנות תוכנית כזו רק כאשר מבינים באמת את מצב הארגון או הקהילה כיום.
גמישות בארגון מתבססת לא רק על יכולת התגובה שלכם או על היתרות התקציביות, אלא מסתמכת גם על יכולת הצוות להתמודד עם שינויים לא צפויים ועל יכולת השותפים להירתם לשינוי.
לפני בניית תכנית העבודה של 2021, הקדישו את הזמן להסתכל על הארגון ועל הקהילה ממעוף הציפור, לבנות תמונת מצב מערכתית ולייצר שיח ותקשורת עמוקים יותר, המבוססים על שפה אחידה בין החברים.